Datenschutzerklärung

Inhalt

Umfang
Von Unify über myPortal to go verarbeitete Daten
Offenlegung persönlicher Daten
Abrufen, Korrigieren und Löschen Ihrer Daten
Sicherheit
Speicherort der Daten
Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Kontakt zu Unify
Datenschutzbeauftragter

Umfang

myPortal to go ist eine Unified Communications-App für iOS, Android und andere Smartphone-Betriebssysteme von Unify Software and Solutions GmbH & Co. KG, Mies-van-der-Rohe-Strasse 6, 80807 München, Deutschland („Unify“). Sie ist mit den Systemen „OpenScape Business V1R3“ von Unify und „Octopus F X V1R3“ von Deutsche Telekom („UC-Server“) sowie höheren Systemen kompatibel und unterstützt sowohl UC Smart als auch UC Suite. Bei myPortal to go handelt es sich um eine Erweiterung dieser UC-Systeme. Sie benötigen für myPortal to go ein Unified Communications-Konto („UC-Konto“), das Ihnen im Allgemeinen von Ihrem Unternehmen („Ihr Unternehmen“) zur Verfügung gestellt wird und das nicht als eigenständige Lösung ausgeführt wird.

myPortal to go stellt eine Verbindung zu einem von Ihrem Unternehmen bereitgestellten Server („UC-Server“) her. Der Datenaustausch erfolgt zwischen myPortal to go und diesem Server. Unify ist an diesem Prozess nicht beteiligt.

Diese Datenschutzerklärung bezieht sich auf persönliche Daten, die (i) ohne Beteiligung von Unify zwischen myPortal to go und dem Server ausgetauscht und (ii) von Unifyerfasst werden. Andere Produkte, Sites oder Services von Unify sind nicht Gegenstand dieser Datenschutzerklärung.

Die allgemeinen Bedingungen für die Verarbeitung persönlicher Daten auf dem UC-Server sind in der jeweiligen Produktdokumentation beschrieben.

Sie können diese Datenschutzerklärung für myPortal to go unter http://wiki.staging2.unify.com/wiki/myPortal_to_go#Privacy abrufen.

Sofern der UC-Server nicht von Ihrem Unternehmen bereitgestellt wird, ist für die Datenverarbeitung ein anderer Anbieter anstelle Ihres Unternehmen zuständig. In diesem Fall erhalten Sie von Ihrem Administrator weiterführende Informationen über den betreffenden Anbieter. Wenn dem so ist, sind alle Verweise in diesem Dokument auf Ihr Unternehmen auf diesen Anbieter zu beziehen.

Da Unify keinerlei Kontrolle über die Verarbeitung der Daten in Ihrem Unternehmen hat, kann Ihr Unternehmen von dieser Datenschutzerklärung abweichende Regelungen treffen. Ihr Unternehmen wird Ihnen in diesem Fall weitere Informationen über die jeweiligen Abweichungen zukommen lassen.

 

Von Unify über myPortal to go verarbeitete Daten

1  Persönliche Daten

Der Begriff „persönliche Daten“ bezeichnet alle Informationen im Zusammenhang mit einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person. So ist der Begriff „persönliche Daten“ auch in der EU-Datenschutzrichtlinie und in den darauf basierenden nationalen Umsetzungen der Richtlinie in der lokalen Gesetzgebung definiert. Bei Verwendung von myPortal to go ist es unvermeidlich, dass bestimmte persönliche Daten an den UC-Server übermittelt, von ihm erfasst und auf ihm gespeichert werden. Welche persönlichen Daten Unify und der UC-Server erfassen, speichern und verarbeiten und aus welchen Gründen möchten wir Ihnen hiermit verdeutlichen.

 Bei der Verwendung von myPortal to go verarbeitete Daten

myPortal to go bietet Ihnen eine große Auswahl von UC-Funktionen auf Ihrem Smartphone. Sie können mit Ihrem Smartphone unter Ihrer Unified Communications-Rufnummer (Festnetz) Anrufe tätigen und annehmen, unter Ihrer geschäftlichen E-Mail-Adresse E-Mails senden und empfangen sowie Funktionen wie Rufumleitung oder -weiterleitung verwenden.

Wenn Sie sich zum ersten Mal mit myPortal to go an Ihrem UC-Konto anmelden, werden die UC-Serveradresse und die Anmeldeinformationen (Benutzername und Kennwort) auf Ihrem Smartphone gespeichert.

Damit Sie die vom UC-Server bereitgestellten Funktionen auf Ihrem Smartphone in myPortal to go nutzen können, hat myPortal to go folgende Rechte:

  • Die auf dem Smartphone gespeicherten Kontaktdaten können gelesen werden, um Nachrichten an oder Anrufe bei diesen Kontakten zu ermöglichen.
  • Der (Gesprächs-) Status Ihres Telefons wird erkannt, um diese Informationen an Ihre Kontakte zu übermitteln.
  • Es können Anrufe per GSM getätigt und Textnachrichten (SMS) sowie E-Mails gesendet werden. Hierfür fallen je nach Vertrag mit Ihrem Mobilfunkanbieter gegebenenfalls weitere Kosten an. Diese Aktionen werden jedoch erst ausgeführt, nachdem Sie diese bestätigt haben.
  • Sämtliche persönlichen und globalen Daten können abgerufen und geändert werden, die für Sie und Ihr Unternehmen auf dem UC-Server gespeichert sind, z. B. Kontaktdaten, Profilinformationen (Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Foto), erhaltene Sprachnachrichten, Anruf- und Voicemail-Journale, persönliche Kontakte (nachdem Sie diese importiert haben) sowie Ihr Telefon- und Onlinestatus.
  • Die vorgenannten Daten können lokal auf Ihrem Smartphone und auf dem UC-Server gespeichert werden.

Anruf- und Voicemail-Journale werden so lange gespeichert, bis Sie diese löschen. Ihre Profilinformationen sowie Ihr Telefon- und Onlinestatus werden entweder über Verzeichnisdienste (z. B. eine Webschnittstelle oder eine App) oder über das Voicemail-System an andere Benutzer weitergegeben, wenn Anrufer Ihre Rufnummer wählen. Sie können die Sichtbarkeit und Verfügbarkeit dieser Daten in Ihren Profileinstellungen einschränken.

Supportdaten

Unify erfasst gewisse Daten, wenn Sie eine Serviceanfrage stellen. Dazu zählen Informationen über Ihre Hardware- und Softwareumgebung, Uhrzeit und Datum, Benutzername oder andere Authentifizierungsinformationen, Gesprächsnotizen, Diagnosedaten, System- oder Registrierungsdaten, Fehlerprotokolle, Screenshots und/oder andere für den Vorfall relevante Details.

Unify verwendet die vorgenannten Daten ausschließlich zur Bereitstellung von Supportservices, z. B. per Online-Chat oder -Gespräch, Telefon, E-Mail oder anderen Kanälen.

Beachten Sie bitte, dass ja nach Supportplan weitere Bedingungen und Hinweise gelten können.

Offenlegung persönlicher Daten

Persönliche Daten werden von Unify gegenüber Außenstehenden nicht offengelegt, es sei denn Sie haben entsprechende Anweisungen gegeben oder andere diesbezügliche Vereinbarungen getroffen. Unify verwendet persönliche Daten ausschließlich in dem zur Erfüllung seiner vertraglichen Pflichten erforderlichen Umfang.

Mitunter engagiert Unify Drittanbieter für die Bereitstellung von Dienstleistungen und Produkten im Auftrag von Unify in Form einer Auftragsdatenverarbeitung, beispielsweise für Kundensupport, Datenmanagement und technische Infrastrukturservices. Unify kann diesen Drittanbietern im notwendigen Maße Zugang zu persönlichen Daten gewähren, sofern dies für die Erbringung der Leistungen bzw. für die Lieferung der Produkte erforderlich ist. Die Drittanbieter sind verpflichtet, die Vertraulichkeit der persönlichen Daten sicherzustellen, und ihnen ist untersagt, die Daten für andere als die von Unify beauftragen Zwecke zu verwenden. Unify trifft die unter der EU-Datenschutzrichtlinie und unter der geltenden lokalen Gesetzgebung (z. B. Bundesdatenschutzgesetz, BDSG) erforderlichen vertraglichen Vorkehrungen, um eine gesetzeskonforme Übertragung oder Verarbeitung von persönlichen Daten an bzw. durch diese Drittanbieter zu gewährleisten.

Unify kann die während des Anmeldeverfahrens eingegebenen Kontaktdaten zum Zwecke der Betrugsbekämpfung oder, sofern erforderlich, zur Verarbeitung von Zahlungstransaktionen an Dritte weitergeben.

Unify gibt keinerlei persönlichen Daten an Werbetreibende weiter.

Unify gibt persönliche Daten nicht an Dritte weiter, Strafvollzugsbehörden oder Staatsanwaltschaft eingeschlossen (ausgenommen hiervon sind Subunternehmer von Unify, wie oben dargelegt), außer Sie bzw. Ihr Unternehmen weisen Unify dazu an oder Unify ist gesetzlich dazu verpflichtet. Für den Fall, dass ein Dritter die Herausgabe Ihrer persönlichen Daten von Unify verlangt, fordert Unify diesen Dritten auf, die persönlichen Daten direkt bei Ihnen oder Ihrem Unternehmen anzufragen. In diesem Zusammenhang kann Unify die Kontaktdaten des Kundenkontakts an den Dritten weitergeben. Sollte Unify gesetzlich gezwungen sein, Ihre persönlichen Daten an einen Dritten herauszugeben, wird sich Unify in wirtschaftlich vertretbarem Maße darum bemühen, Sie im Vorfeld der Übergabe zu informieren, vorausgesetzt dies ist nicht gesetzlich untersagt.

Abrufen, Korrigieren und Löschen Ihrer Daten

Verantwortlich für alle Benutzer und alle von den Benutzern generierten Inhalte ist nicht Unify, sondern Ihr Unternehmen. Die persönlichen Daten der Benutzer Ihres Unternehmens werden intern von Ihrem Unternehmen verwaltet, z. B. mithilfe der im Unternehmen vorhandenen Verwaltungsfunktionen. Unify holt im Allgemeinen die Genehmigung Ihres Unternehmens ein, bevor Anfragen einzelner Benutzer beantwortet werden, sofern nichts anderes gesetzlich vorgeschrieben ist.

Sie können über die in der UC-Serverlösung verfügbaren Tools oder mit Unterstützung des in Ihrem Unternehmen zuständigen Administrators über die Verwaltungskonsole persönliche Daten, die auf dem UC-Server gespeichert sind, abrufen, korrigieren oder löschen (z. B. um Profilinformationen über die webbasierte Verwaltung zu bearbeiten). Die an den Informationen vorgenommen Änderungen sind mit sofortiger Wirkung in Ihrem UC-Konto aktiv.

Bevor Sie sich an Unify wenden, sollten Sie Fragen zum Datenschutz zunächst an Ihr Unternehmen richten, das den Zugriff auf die Systeme bereitstellt.

Sicherheit

Unify hat geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, interne Kontrollen und Informationssicherheitsroutinen eingeführt und angewendet, um Ihre bei Unify gespeicherten Daten vor versehentlichem Verlust, Manipulation, unbefugter Veröffentlichung bzw. unbefugtem Zugriff und zufälliger oder unrechtmäßiger Zerstörung zu schützen. Konkrete Vereinbarungen über die von Unify ergriffenen Sicherheitsmaßnahmen sind Bestandteil der zwischen Ihrem Unternehmen und Unify bestehenden Datenbearbeitungsvereinbarung.

Bitten wenden Sie sich an Ihr Unternehmen, wenn Sie weitere Informationen über die bestehenden technischen und organisatorischen Maßnahmen hinsichtlich der auf dem UC-Server gespeicherten Daten wünschen.

Speicherort der Daten

Persönliche Daten, die bei Unify gespeichert sind, können an Länder außerhalb der EU übertragen und dort gespeichert oder verarbeitet werden, z. B. an die USA oder andere Länder, in denen Unify, die Tochtergesellschaften von Unify oder deren Serviceanbieter Einrichtungen unterhalten. Unify hat die unter der EU-Datenschutzrichtlinie und unter der geltenden lokalen Gesetzgebung (z. B. Bundesdatenschutzgesetz, BDSG) erforderlichen vertraglichen Vorkehrungen getroffen, um eine gesetzeskonforme Übertragung oder Verarbeitung von persönlichen Daten zu gewährleisten.

Bitte wenden Sie sich an Ihr Unternehmen, wenn Sie Informationen über die Übertragung, Speicherung und Verarbeitung persönlicher Daten in Ländern außerhalb der EU im Zuge des Betriebs des UC-Servers wünschen.

Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Unify kann diese Datenschutzerklärung aktualisieren, um Kundenfeedback, Änderungen in myPortal to go oder am UC-Server sowie Aktualisierungen der Datenschutzgesetze und -regelungen Rechnung zu tragen. Unify wird Sie und Ihr Unternehmen über den Kundenkontakt im Vorfeld derartiger Änderungen informieren und einen entsprechenden Hinweis auf der Anmeldeseite veröffentlichen. Unify stellt einen Link bereit, unter dem Sie die aktualisierte Erklärung einsehen können. Abhängig von den Einstellungen Ihres Unternehmens kann Unify stattdessen oder zusätzlich eine E-Mail-Benachrichtigung senden und/oder eine Nachricht im System veröffentlichen. Diese Benachrichtigungen erfolgen unabhängig von allen mit Ihrem Unternehmen vertraglich vereinbaren Benachrichtigungsverfahren und sollen diese nicht einschränken.

Wir empfehlen Ihnen, diese Datenschutzerklärung regelmäßig zu überprüfen, um zu erfahren, wie Unify Ihre Daten schützt.

Kontakt zu Unify

Unify freut sich über Ihre Anmerkungen. Wenn Sie Fragen zu myPortal to go oder zu den Datenschutz- und Sicherheitsvorgaben bei Unify haben, setzen Sie sich mit Unify unter https://staging2.unify.com/de/kontakt in Verbindung.

Datenschutzbeauftragter

Bedenken bezüglich der Nutzung Ihrer persönlichen Daten durch Unify können Sie jederzeit an den Datenschutzbeauftragten von Unify richten. Darüber hinaus können Sie an den Datenschutzbeauftragten von Unify alle Informationsanfragen zu Nutzung Ihrer persönlichen Daten bei Unify sowie Anfragen zur Blockierung, Löschung oder Änderung Ihrer persönlichen Daten richten. Der Unify Datenschutzbeauftragte ist über dieses Link zu erreichen.